Commissione Itermediterranea a Villa San Giovanni -  Complimenti all'Organizzazione

Se devi organizzare un meeting, una fiera, o un workshop importante ti devi rivolgere a delle figure professionali per l'organizzazione di eventi importanti. Ma non sempre tutto esce alla perfezione. 

Molti pensano con una certa diffidenza e quasi sicuramente analizzano: "ma davvero esistono figure specializzate per un'attività così semplice?

La risposta a questa domanda è sì: "ma di semplice, nell'organizzazione di un grande evento, non esiste nulla".

L'evento, al contrario di quanto molti pensano, non è solo un momento di semplice organizzazione, ma fa parte di una vera e propria strategia di marketing.

Pensiamo adesso all'enorme team che provvede all'organizzazione di un evento come il Meeting della Commissione Intermediterranea, compreso di Congresso e Assemblea Generale, interventi di Governatori di Puglia, Basilicata e chiaro Calabria, due Ministri con la presenza del Vice Premier italiano Antonio Tajani.

Ovviamente non stiamo parlando di un singolo, ma di decine di persone, ognuna con un compito ben definito.

A prescindere che sia per privati o per enti pubblici, l'organizzazione di eventi è un campo che ha bisogno di capacità precise e che vede l'intrecciarsi di molteplici figure specifiche focalizzate in attività diverse eppure complementari.

Organizzare eventi non è un lavoro facile, ci vuole dedicazione, capacità, simpatia e molta, molta preparazione.

Alcune volte un giornalista lasciato fuori può bruciare un bellissimo lavoro, un pass dato a chi non dovrebbe averlo, può creare problemi specialmente quando le forze dell'ordine sono comandate al massimo livello di sicurezza.

Sistemare gli ospiti, in Hotel, organizzare gli eventi da un semplice avviso ... ad una cena, traduttori simultanei, transfert, tanta sicurezza, coffe break, pranzi, cene, organizzare tutto dai semplici pass, ad una pedana, cavi per internet, le antenne, l'area interviste, il punto rinfresco, in una struttura gigantesca a 40 gradi all'ombra, sino a una battuta nel mare a pesca.

Per poter organizzare un evento efficace, che raggiunga gli obiettivi per cui è stato creato, devono unirsi varie figure. Nonostante esistano professionisti come l'event manager, che si occupano della progettazione generale e del monitoraggio, il successo di un evento è affidato anche a diverse altre figure professionali organizzazione eventi, figure specifiche e specializzate in attività ben precise.

Una volta all'anno, la Commissione Intermediterranea tiene un'Assemblea Generale, in cui ogni regione detiene un voto per le decisioni politiche chiave e di spesa. 

Questa volta in piena estate 2023, l'Assemblea ha avuto luogo qui a Villa San Giovanni a Santa Trada di Cannitello nel prestigioso Resort Altafiumara chiaro in Calabria, il 30 giugno, accompagnata da eventi collaterali il 29 giugno ed il 1° luglio, in collaborazione con The European House - Ambrosetti.

Il meraviglioso lavoro di organizzazione lo si deve a numerose figure, noi citiamo quelle che abbiamo conosciuto, e tra queste il gruppo comandato da Catrine, Élodie Nunes Segretaria Esecutiva della Commissione Intermediterranea e Monica Esposito della ditta Alariosrl che ha curato tra le altre cose gli impianti di traduzione simultanea, la grafica e stampati, il servizio interpreti e traduttori, gli arredi e allestimento, il fioraio, la segreteria congressuale in loco, il transfer di tutti gli ospiti,  regia video e audio e noleggio oltre alle Hostess, steward e il personale di accoglienza.

Certo che l'event planner, ha pianificato e progettato l'evento in tutti i suoi particolari, perché tutto è filato liscio, o per lo meno i problemi non si sono fatti sentire.

Il marketing, la comunicazione e l'ufficio stampa hanno, ovviamente avuto un ruolo fondamentale nelle attività di svolgimento dell'evento e nel suo successo, la promozione dell'evento all'esterno, attraverso diversi canali (come ad esempio il web, i social, la carta stampata o azioni di street marketing) o di assicurarsi che questa comunicazione univoca e omogenea riuscisse a richiamare la maggior attenzione, ma la cosa più difficile è che queste tre sezioni vengono gestite attraverso la redazione di un piano marketing e di un piano di comunicazione appositamente progettati.

Ambrosetti e altri attori sanno come si fa, ma poi localmente bisogna che ci siano loro, le persone e di loro noi ci ricorderemo.

Tutto ha funzionato a dovere dall'event coordinator chiaramente in congiunto all'event planner, io personalmente osservo tutto e sono rimasto colpito dalla sinergia utilizzata.

Particolari ringraziamenti a Fabrizio Augimeri (portavoce Pres. Occhiuto), Fabiola Gnocchi (Ambrosetti), Serena Ursolo (Altafiumara Resort), Simone Cantagallo ed Emidio Piccione (Esclapon).

Comunque ad esempio la ditta Alariosrl, che ha gestito le Hostess, steward e il personale di accoglienza, ha svolto un lavoro veramente all'altezza e qui voglio dare un particolare ringraziamento a Giuliana Raimondo, Francesca Cantalupo, Salvatore Sorrentino, Filomena Di Marco, Rosamaria Di Marco e chiaro a Monica Esposito che li ha coordinati.

Le hostess, gli steward, i promoter e tutte le figure professionali dell'organizzazione dell'evento che si sono occupate della parte face to face hanno giuocato un ruolo essenziale per il successo di questa Commissione Intermediterranea.

Certo i ragazzi dell'Altafiumara, sempre disponibili, gentili e pronti a tutto, hanno aiutato tantissimo alla buona riuscita dell'accoglienza.

Non basta accogliere gli ospiti all'interno dell'evento, fornire informazioni sull'evento, sul suo svolgimento e su come orientarsi al suo interno, è necessario pensare a figure centrali alla quale questi hanno fatto riferimento (il vice questore, digos, polizia, carabinieri e guardia di finanza e infine i direttori dell'Hotel).

Stiamo parlando di team leader, referenti che rapportandosi direttamente con l'event coordinator, hanno svolto un eccellente lavoro.

In questo caso le ragazze e i ragazzi tra l'organizzazione CIM, Ambrosetti e Esclapon, Alariosrl e il resort Altafiumara hanno lavorato come un'orologio.

Il rapporto con gli ospiti dell'evento è stato trattato con la giusta professionalità e delicatezza e proprio per questo motivo, l'evento è stato un successo.

Altafiumara Resort sicuramente uno dei luoghi più belli d'Italia ha aiutato molto, la qualità gastronomica e l'efficenza dei ragazzi, hanno completato l'opera.

Il lavoro svolto, insomma, è stato unico e come sempre in altrettante situazioni da me seguite all'altezza del servizio richiesto.

Noi giornalisti, delegati, autorità, comunicatori e spettatori, possiamo solo ringraziare.

Andrea Ruggeri